Comment ça fonctionne ?

Il y a quelque temps déjà j’ai reçu un mail d’une collègue basée en France qui me demandait comment j’organisais mon activité de secrétaire à distance. Sur le coup je lui avais répondu par retour de mail en lui expliquant la manière dont au sein de Light Agency j’organisais mon travail.

Plus le temps passe et plus je me dis que la question de cette personne était particulièrement pertinente. En effet, si étant du métier mon interlocutrice s’interrogeait  sur mon fonctionnement je pense que les clients doivent eux aussi avoir besoin d’explications. Il m’a donc semblé intéressant ce jour d’expliquer dans les grandes lignes comment cela se passe pour les professionnels et les particuliers qui m’emploient en télétravail.

Commençons par le …… début !

 Bien évidemment je ferai l’impasse sur la manière dont je rentre en contact avec mes clients et donc comment je finalise mes contrats avec ces derniers. Ce qui nous intéresse dans le présent cas c’est de voir comment se déroule la passation de consignes, la réception des divers supports de travail et ensuite la restitution des prestations commandées.

Vous commencerez à le savoir, je crois profondément au télétravail et par conséquent je favorise autant que faire ce peu  les échanges via les outils de l’internet. Ainsi, lorsqu’un client me demande un devis, j’aime prendre contact avec ce dernier par Skype afin de pouvoir mettre une voix ou encore un visage sur un nom. Personnellement, je trouve que de cette manière je suis plus enclin à comprendre les attentes de mon client, de répondre à ses exigences.

Certaines personnes bien sûr n’ont pas cet outil de travail ou ne désirent pas s’en servir. Nous passons dans ce cas par le traditionnel échange de mails. Là encore, l’utilisation de mails est intéressante car cela permet d’une part à mon interlocuteur, tout en définissant son cahier des charges, de juger de ma qualité rédactionnelle, de ma maîtrise de la grammaire ou de l’orthographe mais permet surtout de garder (pour lui comme pour moi) une trace des diverses demandes faites.

Comment ça se passe en fait ?

 Lorsqu’une personne me demande de réaliser un travail de secrétariat classique (retranscription audio, frappe ou mise en page de document … ) je lui propose diverses solutions afin qu’elle me les fasse parvenir : Dropbox, messageries diverses.

J’aime tout particulièrement Dropbox car cet outil gratuit permet à mon client très régulièrement de prendre connaissance de l’état d’avancement de mon travail et donc du respect des délais qu’il peut m’avoir fixés. Cette possibilité de transparence correspond parfaitement à mon caractère et du coup je propose souvent cette solution de travail.

Même si Dropbox offre  des avantages non négligeables, la plupart de mes clients choisissent d’avoir recours à un outil plus traditionnel en envoyant leurs documents sur l’adresse mail de la société. Ainsi ils peuvent me faire parvenir les scans de leurs pièces, les documents audio ou vidéo à retranscrire ou encore leurs fichiers à mettre en forme. Le traitement de ces derniers n’a alors rien de secret, je les enregistre sur mon PC et peux ensuite travailler dessus sans souci.

Je ne réceptionne par contre que très rarement les documents à travailler à partir de Skype même si ce dernier nous en offre la possibilité. Généralement il ne me sert qu’à une prise de contact ou alors me permet rapidement de faire le point avec mes interlocuteurs. J’étudie néanmoins la possibilité de pouvoir travailler à partir de ce logiciel pour notamment taper en direct les courriers dictés par le client lorsque ce dernier ne dispose pas de moyen d’enregistrement ou alors qu’il s’agit d’une prestation à faire en urgence.

Et une fois que c’est fini ?

Je sais que beaucoup de mes collègues se proposent de renvoyer à leurs clients leur commande par voie postale. Personnellement je ne le fais pas. D’une part parce que je ne souhaite pas être tributaire des délais et des «  farces »  dont la Poste est coutumière mais surtout parce que ne pas passer par cette dernière me permet de réduire les coûts au maximum et ainsi proposer des prix raisonnables à ma clientèle. Je renvoie donc mon travail une fois fini par messagerie internet ou via Dropbox.

Publié dans Blog
6 commentaires pour “Comment ça fonctionne ?
  1. Sylvie dit :

    C’est très clair, mais je pense qu’il faudra du temps pour faire entrer le télétravail dans les moeurs et lever les appréhensions …

    • Hélène dit :

      Je ne suis pas sûre malheureusement Sylvie que les mentalités soient prêtes à changer dans ce domaine. Des grands groupes qui autorisaient le télétravail sont entrain de faire marche arrière suite à l’abus de leurs salariés.
      Cependant, certains corps métiers sont peut être plus faciles à réaliser en télétravail que d’autres.
      C’est à nous de faire la promotion du travail à distance en en parlant encore et toujours, en offrant à notre clientèle des prestations soignées.
      A mon sens, la conjoncture économique que nous connaissons va peut être nous permettre de développer le télétravail car je suis persuadée que certains chefs d’entreprises vont essayer de réduire les coûts coute que coute.
      Alors Sylvie, ne baissez pas les bras !

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