Fonctionnement d’une secrétaire à distance au sein de Light Agency.

Depuis quelques temps déjà, dans l’exercice de ma profession d’e-secrétaire, je suis «victime» d’un certain nombre de critiques de la part de clients potentiels.

En tant que professionnelle, je trouve cela toujours intéressant et constructeur d’être sous le coup de critiques de la part d’autres personnes. Bien souvent, en effet, si l’on accepte de se remettre en question, cela est extrêmement bénéfique puisqu’il est ainsi possible de « rectifier le tir », de revoir le fonctionnement des choses. Cependant, je ne suis pas non plus prête à tout accepter. Lorsque certaines personnes se permettent de prendre contact avec moi et d’user d’un ton directif et supérieur je dis STOP.

J’ai eu l’honneur pendant 10 années d’officier en tant qu’assistante dans de nombreuses sociétés notamment réunionnaises. J’ai donc durant toutes ces années et par les différents postes que j’ai eu à occuper, acquis une certaine expertise en autre dans le domaine du secrétariat classique, commercial ou encore comptable. Par conséquent, j’entends être vu comme la responsable de mon entreprise, comme une secrétaire confirmée qui maîtrise ses outils, ses champs de compétences et non comme une « subordonnée » à qui l’on donne des ordres et qui devrait s’estimer heureuse qu’on lui offre du travail !

Ce n’est pas ainsi que je vois mes relations avec mes clients. J’offre au travers de mon auto-entreprise des prestations de services pour les professionnels et les particuliers. A mon sens, cela doit s’entendre comme une collaboration régie par la courtoisie et les règles de savoir-vivre.Lorsque l’on fait appel à une télésecrétaire, il faut, à mon sens, prendre conscience au départ que cette dernière ne peut travailler comme une secrétaire classique. Le fait d’être en télétravail implique une confiance réciproque mais surtout l’adhésion pleine et entière des deux parties à cette technique de travail.

Ainsi des missions comme la relève du courrier, l’ouverture des locaux n’ont pas lieu d’être chez une secrétaire à distance. En effet, exercer depuis son domicile offre de nombreux avantages et permet généralement des garantir des tarifs attractifs étant donné que rare sont les frais annexes qui viennent alourdir la facture finale. Si une telle réduction de coûts pour les clients est possible, ces derniers doivent comprendre que cela n’est envisageable que parce que les travaux sont proposés depuis le domicile de l’assistante. L’externalisation est l’adjuvant des sociétés au budget serré mais cela ne se fait pas sans contrepartie.A mon sens, toutes les tâches qui nécessitent la présence de la e-secrétaire dans les locaux de ceux qui l’emploient ne rentrent pas dans la catégorie de la prestation de services à distance.

Il faut donc dès le départ que le client sache s’il a nécessité d’une secrétaire qui exercera ses fonctions dans l’entreprise, qui fera donc aussi du présentiel ou si les besoins identifiés font appel à du travail de bureautique ou encore de la réception d’appels.

Voici personnellement le mode de fonctionnement de Light Agency :

•Il est extrêmement rare que je rencontre physiquement mes clients pour négocier les contrats. Je crois profondément au format du télétravail et j’utilise donc les moyens que l’Internet met à ma disposition pour échanger : skype, mail par exemple. Le sentiment de confiance et de sécurité n’apparaît pas forcément qu’à l’occasion d’une rencontre mais peut également se forger par un échange de mails ou une call conférence.

•Je n’exerce pas non plus mes fonctions hors de mon domicile. J’ai choisi de créer mon auto-entreprise de secrétariat à distance justement afin de concilier vie professionnelle et vie familiale. Cela me permet ainsi d’offrir des prestations de qualité à ma clientèle. Ne pas me déplacer me permet également de proposer des tarifs plus que raisonnables puisque le client économise ainsi des surcoûts liés au salariat.Travailler depuis chez moi est de plus gage pour ceux qui collaborent avec moi d’avoir une secrétaire à distance fonctionnant avec de très grandes amplitudes horaires.

•Je ne fais pas de prospection clientèle et n’accepte pas non plus de servir de standard téléphonique. La téléprospection ne m’intéresse pas. J’estime qu’il s’agit là d’un métier à part entière mais qui n’a strictement rien à voir avec mon métier.En ce qui concerne la gestion des appels entrant pour une entreprise ou une profession libérale par exemple, je ne souhaite tout simplement pas le faire afin d’être libre de mon emploi du temps. Je ne suis ainsi pas enchainée au téléphone.

Publié dans Blog
4 commentaires pour “Fonctionnement d’une secrétaire à distance au sein de Light Agency.
  1. LU dit :

    dans la vie, il faut faire des choix : il n’est pas possible d’avoir le beurre et l’argent du beurre !
    cela s’applique également dans le fonctionnement d’une e-secretaire : ce n’est pas une personne corvéable à merci, mais une partenaire réalisant certaines taches spécifiques !
    la qualité de ses services a un prix : elle est à distance et donc ne sera jamais une secrétaire ordinaire !

    • Hélène dit :

      Je vous rejoint parfaitement là-dessus. Une e-secrétaire se doit d’offrir des prestations de qualité et comme dans toute chose cela à un prix. Comme tout professionnel une secrétaire à distance ne travaille pas pour la gloire, il semble donc logique qu’elle récolte le juste fruit de son travail.
      Les clients n’ont même pas idée de l’investissement en tant que cela occasionne d’être à leur écoute, de répondre présente au moindre changement de leur emploi du temps. A l’heure d’aujourd’hui j’ai 3 clients mais à eux 3 ils utilisent tout mon temps et je suis pourtant disponible de 9 heures le matin jusqu’à 23h00 le soir.

  2. Sylvie dit :

    Bonjour,
    Bel article pour remise à niveau. Pour mon cas personnel, je recherche un job en télétravail. Mais, le problème est le même. Je n’accepte pas tout et n’importe quoi. Je travaille à mon domicile pas en entreprise. Je travaille à temps partiel … pas à temps complet payé à temps partiel.
    Je travaille car j’aime ce que je fais !

    • Hélène dit :

      Bonjour Sylvie,

      Je sais à quel point être en télétravail est compliqué. Par contre c’est promis, je pense à vous le jour où j’ai un surplus d’activité.
      Vous avez l’adresse mail de la société sur le site, n’hésitez pas à me transmettre votre CV pour que je regarde vos domaines de compétences et éventuellement parlez de vous à l’un de mes clients.
      Il ne faut pas vous démotiver et continuer à aimer votre métier.

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